在党的群众路线教育实践活动中，开门搞活动，广泛征求意见，不仅是贯彻落实党中央工作部署的“规定动作”，更是决定群众路线教育实践活动能不能取得实效的重要前提条件。学院办公室积极响应院党委的工作要求和安排，于9月16日开始，接连通过发放书面《征求意见表》和走访各部门、召开本部门会议面对面听取意见的形式，真听意见，听真意见，为下一步查摆到真问题、开展真批评和自我批评打下了基础。
此次征求意见阶段中，共征求到学院领导、四系两部、各职能处室、本部门党员群众提出的意见47条，主要分为四大类：一是多到基层部门进行调查研究、交流沟通。不少部门提出，希望院办多到基层部门走动，既了解下情，及时把基层工作的意见反映给学院领导，又能把学院相关工作的最新要求、精神及时传达给基层部门，还能帮助、指导基层部门开展好业务工作。二是更好地为学院决策发挥参谋助手的作用。有些部门负责人、教师反映，希望院办在学院决策中，要充分发挥好“兵头将尾”的作用，敢向领导提意见建议，多提建设性意见，甚至与领导意图不一致的意见建议。三是涉及到学院行政管理工作的问题。有些部门负责人和党员群众提出，希望院办更好地发挥综合协调作用，多协助基层部门解决一些实际问题，或者协调基层部门共同做好涉及到多部门合作的工作；要提高学院工作目标责任制考核工作的科学化水平，更科学合理地设置考核指标体系，在考核工作中，多积极沟通，多解释说明；要提高上级来文办理、学院发文处理的效率，使相关部门有更充裕的时间根据上级文件要求做好相关工作；要提高学院会议效率，做到少开会、开短会；要增强节约型校园建设，减少学院浪费现象，规范公务接待、出差调研、科研等公用经费开支；要完善学院宣传工作模式，学院重大工作成绩、特色和亮点，应由学院出面组织力量进行采写和报道，或指导相关部门进行总结和宣传；要提高聘用人员待遇，提高聘用人员加班工资计发基数标准；四是涉及到服务师生方面的问题。有些部门反映，希望院办在师生相关材料盖章、开具证明等方面加强服务力度；开展办公室工作业务培训，帮助提高基层工作人员办会、办文、档案管理的能力；协助部门解决系学管干部值班室被褥更换等。
针对征求到的意见，院办于10月12日召开会议，对能立改立行的问题，要求部门全体同志从现在改起，从现在做起；对一时不能立即整改、需要调研制订整改举措的，要求尽快制订出整改方案；对需要院办向学院领导反映的问题，要求做好问题的梳理，形成材料提交给学院群众路线教育实践活动办公室或相关领导，做到对征求到的意见，不敷衍，不遗漏。